Na kratko
- Če isti podatek prepisujete iz enega programa v drugega, je težava navadno v povezavi med programi, ne v programih.
- Minimax in Pantheon imata programski vmesnik, prek katerega ju je mogoče povezati z drugimi programi.23
- Povezati obstoječe programe je bolje, ko delajo dobro, nov program pa, ko stari ne zmore nečesa, kar rabite ali kar zahteva zakon.
Kako veste, da je težava med programi?
Vzemimo mizarsko delavnico. Povpraševanje pride po mailu, mere gredo v Excel, ponudba v Word, račun pa v knjigovodski program. Ime stranke in znesek tako vpišete trikrat.
Vsak od teh programov svoje delo opravi dobro. Čas gre v prepisovanje med njimi. Pri prepisovanju nastanejo tudi napake: napačna številka, stara cena ali pozabljen popust.
Nekaj znakov, da je težava v povezavi, ne v programu:
- Isti podatek, na primer naslov stranke ali znesek, vpisujete v dva ali več programov.
- Podatke izvozite iz enega programa samo zato, da jih uvozite v drugega.
- Ko vas kdo vpraša, kje je naročilo, pogledate v tri programe.
- Napake nastanejo pri prepisovanju, ne pri samem delu.
Če se znaki ujemajo, nov program sam po sebi navadno ne pomaga. Tudi nov program bo moral izmenjevati podatke z drugimi, na primer z vašim računovodjo ali s spletno trgovino.
Kako se programi povežejo med seboj?
Programi se povežejo prek programskega vmesnika, ki mu po angleško rečemo API. To so dogovorjena pravila, po katerih si dva programa izmenjujeta podatke.1 Vi podatek vpišete enkrat, drugi program ga dobi sam.
Vmesnik imajo tudi slovenski poslovni programi. Minimax API omogoča povezavo z zunanjimi aplikacijami, na primer s spletnimi trgovinami.2 Pantheon se prek svojih spletnih storitev prav tako poveže z zunanjimi aplikacijami.3
Vmesnik ne odpre vsega. Minimax za svoj vmesnik piše, da omogoča uporabo omejenega nabora funkcij.2 Preden se odločite za povezavo, preverite, ali vmesnik podpira točno tisto, kar rabite.
Povezavo postavi programer ali orodje za samodejne poteke dela, na primer n8n.4 Ko povezava teče, mora nekdo paziti, da se ne ustavi, na primer ko ponudnik programa spremeni vmesnik.
Ali se vaš program lahko poveže, preverite v nekaj korakih:
- V pomoči programa poiščite besedo API, vmesnik ali povezave.
- Preverite, ali je vmesnik vključen v vaš paket ali ga je treba naročiti posebej.
- Vprašajte ponudnika, katere podatke vmesnik da: stranke, artikle, ponudbe ali račune.
- Če vmesnika ni, preverite, ali program zna podatke izvoziti v datoteko, na primer CSV, ki jo odpre tudi Excel, in jih iz nje uvoziti.
- Zapišite, kateri podatek mora iti iz katerega programa v katerega.
Kdaj je nov program boljša izbira?
Povezava ni vedno prava pot. Nov program je boljša izbira, ko stari ne zmore tistega, kar rabite. Nekaj primerov:
- Program nima vmesnika in ne zna izvoziti podatkov.
- Ponudnik programa ga ne posodablja več.
- Vsak v podjetju dela v svoji Excelovi datoteki, datoteke pa si pošiljate po mailu.
- Program ne zmore nečesa, kar zahteva zakon.
Za zadnji primer je rok že znan. Od 1. januarja 2028 si bodo podjetja za dobave blaga in storitev v Sloveniji med seboj pošiljala samo e-račune.5 Za podjetja z manj računi zakon predvideva tudi brezplačno aplikacijo davčnega organa.5 Če vaš program e-računov ne zna izdati, ga boste morali nadgraditi ali zamenjati.
To ni pravni ali davčni nasvet. Kaj točno velja za vaše podjetje, preverite pri svojem računovodji.
Menjava programa ni samo nakup. Podatke je treba prenesti, ljudje se morajo novega dela naučiti, včasih pa nekaj časa tečeta oba programa hkrati. To delo prištejte k ceni novega programa.
Kako se odločite med povezavo in novim programom?
Pomaga, če obe poti primerjate po istih vprašanjih. Tabela ne odloči namesto vas, pokaže pa, kje je razlika.
| Vprašanje | Povezava | Nov program |
|---|---|---|
| Kaj se spremeni pri delu | Malo, programi ostanejo isti | Veliko, vsi se učijo novega |
| Podatki | Ostanejo, kjer so | Prenesti jih je treba |
| Kdaj je boljša | Programi delajo dobro, muči vas prepisovanje | Program ne zmore, kar rabite |
| Tveganje | Povezava se ustavi, če se vmesnik spremeni | Prehod nekaj časa zmoti delo |
| Kdo skrbi za delovanje | Kdor je povezavo postavil, ali vi | Ponudnik programa |
Odločitev ni nujno ena ali druga. Včasih je najbolje zamenjati en program, ki res ne zmore več, ostale pa povezati.
Pri Luply gradimo OS podjetja, eno stran za pregled celega dela, tako, da ne zamenja programov, kot so Minimax, Pantheon ali Excel, ampak podatke jemlje iz njih. Tudi sistem po meri postavimo ob orodja, ki jih stranka že ima, in jih povežemo.
Kaj narediti danes
Če naredite samo eno stvarZapišite en teden vsak podatek, ki ste ga prepisali iz enega programa v drugega.
- Preštejte, v koliko programov vpišete isto naročilo.
- V pomoči svojega programa poiščite besedo API ali povezave.
- Vprašajte ponudnika programa, ali je vmesnik vključen v vaš paket.
- Preverite, ali vaš program že zna izdati e-račun.
Viri
- What is an API?Amazon Web Services
- Minimax API (programski vmesnik)Minimax, center za pomoč
- PANTHEON spletne storitve (API)Datalab
- n8n Docsn8n, uradna dokumentacija
- Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED)Uradni list RS
Pri pisanju in iskanju virov pomaga umetna inteligenca. Vire samodejno preverimo, Tai Predanič članek pred objavo prebere in potrdi. Napako nam sporočite na [email protected].