Na kratko
- Tabela ni več dovolj, ko jo ureja več ljudi in isti podatek prepisujete na več mest.
- Ko izbirate Excel ali sistem, ne odloča velikost tabele, ampak koliko ljudi jo ureja in kolikokrat isto prepisujete.
- Preden zamenjate orodje, v Excelu uredite spustne sezname, zaklenjene celice in eno skupno datoteko.2
Kdaj je Excel dovolj?
V majhnem podjetju je Excel pogosto orodje za vse: cenik, seznam strank, evidenca ur, izračun materiala. Imate ga že in ga znate uporabljati. Novo tabelo pripravite v nekaj minutah.
Velikost tabele skoraj nikoli ni težava. En delovni list ima prostor za 1.048.576 vrstic in 16.384 stolpcev.1 Krovec, ki na leto pripravi nekaj sto ponudb, te meje ne bo dosegel.
Excel je dovolj, dokler veljajo tri stvari. Tabelo ureja en človek ali dva. Vsak podatek vpišete samo enkrat. Iz tabele nič ne prepisujete drugam, na primer v račun ali v mail.
Težava ni tabela, ampak prepisovanje med tabelami in ljudmi.
Kako vem, da tabela ni več dovolj?
Znaki ne pridejo naenkrat. Pokažejo se počasi, ko podjetje raste in tabelo uporablja več ljudi. Če prepoznate dva ali več spodnjih znakov, se splača razmisliti.
| Znak | Kaj se zgodi | Kaj poskusiti najprej |
|---|---|---|
| Ista stranka v več tabelahponudbe, nalogi, računi | Naslov popravite v eni tabeli, v drugih ostane star. | En seznam strank, iz katerega jemljejo ostale tabele. |
| Katera je zadnja različicadatoteka po mailu | Dva človeka popravljata vsak svojo kopijo. | Ena datoteka, ki jo urejate skupaj. |
| Formulo pozna en človek»tega stolpca se ne dotikaj« | Ko ga ni, se tabela pokvari ali ne posodablja. | Zaklenjene celice s formulami in kratek opis na prvem listu. |
| Isto vpisujete dvakratiz maila v tabelo, iz tabele v račun | Prepisovanje vzame čas in prinaša tipkarske napake. | Spustni seznami namesto prostega vpisa. |
| Roki ostanejo neopaženikaj zamuja | Za zamudo izveste, ko pokliče stranka. | Stolpec z rokom in razvrščanje po datumu. |
| Na terenu ni dostopadatoteka na enem računalniku | Podatek čaka, da pridete v pisarno. | Ista datoteka v oblaku, odprta na telefonu. |
Najpomembnejša sta prvi in četrti znak. Ko isti podatek živi na več mestih, se prej ali slej razlikuje. Takrat ne veste več, kateri je pravi.
Znaki v tabeli so iz prakse, ne iz raziskave. Microsoftova navodila, ki jih navajamo spodaj, opisujejo, kaj Excel zmore, ne pa, kdaj je dovolj.
Kaj lahko uredim v Excelu, preden zamenjam orodje?
Veliko težav iz tabele rešite kar v Excelu. Za to ne rabite novega programa, samo nekaj ur dela. Začnite pri znaku, ki vas najbolj moti.
- Spustni seznami: pri stolpcih, kot sta status in vrsta dela, nastavite preverjanje veljavnosti podatkov, da sodelavci izbirajo s seznama.2
- Zaklenjene celice: celice s formulami zaklenite in list zaščitite z geslom, da jih nihče po nesreči ne spremeni.3
- Ena datoteka za vse: tabelo shranite v OneDrive in jo delite, da jo več ljudi ureja hkrati.4
- Zgodovina različic: če kdo naredi napako, se v datoteki v OneDrive vrnete na prejšnjo različico.5
Pri tem vedite za tri omejitve. Zaščita lista ni varnostna funkcija, samo prepreči spreminjanje zaklenjenih celic.3 Za hkratno urejanje morajo vsi imeti različico Excela, ki to podpira, sicer tabelo urejajo v brskalniku.4 Hkratno urejanje je na voljo naročnikom na Microsoft 365.6
Če še uporabljate starejšo funkcijo delovni zvezek v skupni rabi, vedite, da ima po Microsoftovih navodilih veliko omejitev. Zamenjalo jo je hkratno urejanje.6
Kdaj se namesto Excela splača sistem?
Sistem tukaj pomeni, da podatek vpišete enkrat, nato pa potuje naprej sam: povpraševanje postane ponudba, ponudba nalog, nalog račun. To je lahko gotov program, na primer program za račune ali za vodenje strank. Lahko pa je sistem po meri, ki poveže programe, ki jih že imate.
| Vprašanje | Excel | Gotov program | Sistem po meri |
|---|---|---|---|
| Kdaj je smiseln | En človek, malo prepisovanja | Vaše delo se ujema s tem, kar program zna | Delo poteka po svoje in vmes je veliko prepisovanja |
| Prednost | Imate ga že in ga znate | Hitro začnete | Prilagodi se vašemu delu |
| Slabost | Podatki se ne povežejo sami | Delo prilagodite programu | Gradnja vzame čas |
| Kaj z obstoječimi podatki | Ostanejo, kjer so | Prenesete jih v program | Sistem jih jemlje iz obstoječih programov |
Pošteno: veliko podjetij z Excelom dobro dela leta. Če prepoznate samo en znak, najprej poskusite korake iz prejšnjega razdelka. Ko prepisovanje kljub temu ostane, je čas za program ali sistem.
Pri Luply OS podjetja ne zamenja programov, ki jih podjetje že uporablja, tudi Excela ne: podatke jemlje iz njih.
Kaj narediti danes
Če naredite samo eno stvarPreštejte, v koliko tabelah imate vpisano isto stranko.
- Pri stolpcu s statusom nastavite spustni seznam.
- Celice s formulami zaklenite in zaščitite list.
- Tabelo, ki jo uporablja več ljudi, shranite na eno mesto v oblaku.
- Zapišite, kdo v podjetju razume formule v glavni tabeli.
Viri
- Excelove specifikacije in omejitveMicrosoft, podpora za Excel
- Uporaba preverjanja veljavnosti podatkov v celicahMicrosoft, podpora za Excel
- Zaščita delovnega listaMicrosoft, podpora za Excel
- Sodelovanje v Excelovem delovnem zvezku skupaj s soavtorstvomMicrosoft, podpora za Excel
- Ogled prejšnjih različic Officeovih datotekMicrosoft, podpora za Office
- O funkciji delovnega zvezka v skupni rabiMicrosoft, podpora za Excel
Pri pisanju in iskanju virov pomaga umetna inteligenca. Vire samodejno preverimo, Tai Predanič članek pred objavo prebere in potrdi. Napako nam sporočite na [email protected].