Kako hitreje pripraviti ponudbo za stranko?

Kje gre čas pri pripravi ponudbe?

V majhnem podjetju ponudbo običajno pripravi lastnik, pogosto zvečer, po delu. Ena ponudba ne vzame veliko časa, deset na teden pa že cel večer. Sama cena je hitro jasna. Čas gre v korake okoli nje: zbiranje podatkov, iskanje cen, prepisovanje in čakanje na odgovor.

Ne začnite pri vseh korakih hkrati. Najprej ugotovite, kateri korak vam vzame največ časa. Tega uredite prvega.

1. Ko pripravljate naslednjo ponudbo, si zapišite uro, ko začnete.
2. Ob vsakem koraku iz tabele zapišite, koliko časa je minilo.
3. Enako naredite pri treh ponudbah zapored.
4. Korak, ki vam vsakič vzame največ časa, uredite prvi.

Kaj je ponudba po zakonu in koliko časa velja?

Obligacijski zakonik ponudbo opredeli kot predlog za sklenitev pogodbe, ki je dan določeni osebi in vsebuje vse bistvene sestavine pogodbe.¹ Če stranka tak predlog sprejme, je pogodba lahko sklenjena.¹

Cenik na strani ali v letaku ni ponudba. Zakon pravi, da so katalogi, ceniki in oglasi samo vabilo k ponudbi.² Ponudba je šele dokument, ki ga pošljete konkretni stranki.

Ponudba, v kateri je določen rok za sprejem, vas veže do izteka tega roka.³

Zato je rok veljavnosti na ponudbi koristen za obe strani. Vi veste, do kdaj morate držati ceno, stranka pa ve, do kdaj se mora odločiti.

Pazite tudi pri ogledu na domu. Ponudba, ki jo date ustno in brez roka, se šteje za zavrnjeno, če jo stranka ne sprejme takoj, razen če iz okoliščin izhaja, da ima čas za premislek.³

To ni pravni nasvet. Pri večjih poslih ali posebnih pogojih se posvetujte s pravnikom.

Kaj mora pisati v ponudbi za fizično osebo?

Ko ponudbo pošiljate fizični osebi, na primer lastniku hiše, velja tudi Zakon o varstvu potrošnikov. Ta zahteva, da podjetje pred sklenitvijo pogodbe jasno in razumljivo navede nekatere podatke.⁴

• Končno ceno z davki ali način izračuna, če cene vnaprej ni mogoče izračunati.⁴
• Plačilne pogoje in rok izvedbe storitve, kadar je to potrebno.⁴
• Ceno z DDV, če ste zavezanec za DDV.⁵
• Kaj je v ceni in česa ni, na primer odvoz starega materiala. Tega zakon ne našteva, prihrani pa vprašanja kasneje.

Podjetje mora označeno ceno tudi upoštevati.⁵ Kar napišete v ponudbo, zato napišite natančno. Predloga pomaga tudi tu: pogoje, ki veljajo vedno, napišete enkrat in jih ne pozabite.

Kaj lahko uredim sam, da bo ponudba hitreje narejena?

• En cenik: vse cene materiala, dela in prevoza v eni tabeli. Ko se cena spremeni, jo popravite samo tam.
• Predloga: v Wordu ponudbo enkrat uredite z vašimi podatki in pogoji ter jo shranite kot predlogo.⁶ Za vsako stranko jo samo dopolnite.
• Opomnik: v Gmailu lahko sporočilo napišete takoj in pošiljanje razporedite na poznejši čas.⁷ V Outlooku lahko sporočilo označite z zastavico in dodate opomnik.⁸

Kratko sporočilo nekaj dni po pošiljanju, ali ima stranka vprašanja, ni vsiljivo. Stranki pomaga pri odločitvi, vam pa pove, pri čem ste.

Ko so cenik, predloga in opomnik urejeni, je ponudba večinoma dopolnjevanje, ne pisanje od začetka. Če pripravite veliko podobnih ponudb, se splača razmisliti še o tem, da se izračun iz cenika naredi sam. Za cenik in predlogo ne potrebujete novega programa. Zadostujeta tabela in urejevalnik besedila, ki ju že uporabljate.

Pri Luply sistem po meri iz povpraševanja v nekaj minutah pripravi ponudbo, odločitve pa vedno potrdi človek.

Kaj narediti danes

Če naredite samo eno stvarPri naslednji ponudbi zapišite, koliko časa vam vzame vsak korak.

Pri pisanju in iskanju virov pomaga umetna inteligenca. Vire samodejno preverimo, Tai Predanič članek pred objavo prebere in potrdi. Napako nam sporočite na [email protected].